Противопоказания к работе секретаря

1. Презентация профессии
Секретарь руководителя – традиционная профессия с древними историческими корнями. Во все времена руководители, начальники опирались на помощь верных и исполнительных слуг, помощников. С возникновением письменности эти помощники записывали от руки указы, размышления руководителей. Наконец, с момента изобретения в ХIX веке пишущей машины помощники руководителей стали печатать различные документы. Профессия секретаря руководителя в современном понимании становится массовой.
За последние 30 лет печатные машинки в офисах сменили персональные компьютеры, печатать документы стало гораздо легче. Но было бы ошибочно считать, что работа современного секретаря руководителя стала проще; она вовсе не сводится к механическому набиванию текстов.
Секретарь руководителя — это квалифицированный работник, который ведает деловой перепиской и текущими делами руководителя компании. Он является ключевой фигурой в организации, «правой рукой» руководителя, связующим звеном в работе руководителя с подразделениями и отдельными сотрудниками.
Секретарь руководителя выполняет множество функций. Он ведет делопроизводство и контрольно-регистрационную картотеку, организует и регулирует прием посетителей и телефонных переговоров руководителя, занимается подготовкой необходимых для работы руководителя материалов, сообщает руководителю важную информацию, поступившую во время его отсутствия. Занимается подготовкой и обслуживанием различных совещаний, заседаний, конференций. Принимает и сортирует по степени срочности – важности корреспонденцию, передает ее по решению руководителя в подразделения или конкретным исполнителям. Контролирует исполнение работниками изданных руководителем приказов и распоряжений.
Профессия секретаря руководителя пользуется стабильным спросом на рынке труда.
Преимущества профессии: социальная значимость; полезные для жизни навыки; полезные для карьеры знакомства.
Ограничения профессии: ненормированный рабочий день; эмоциональные нагрузки; возможны командировки.

2. Тип и класс профессии
Профессия секретарь руководителя относится к типу: «Человек – Человек», она ориентирована на общение и взаимодействие с людьми. Для успешного выполнения такой работы требуется умение устанавливать и поддерживать деловые контакты, понимать людей и разбираться в человеческих взаимоотношениях, проявлять активность, общительность и контактность, обладать развитыми речевыми способностями и вербальным мышлением, обладать эмоциональной устойчивостью.
Дополнительные типы профессии:
«Человек — Знак», поскольку секретарь руководителя работает со знаковой информацией: цифрами, текстами, таблицами, схемами. Для этого требуются логические способности, умение сосредотачиваться, интерес к работе с информацией, развитое внимание и усидчивость, точность и аккуратность;
и «Человек – Техника», поскольку секретарь руководителя активно использует офисную технику и персональный компьютер.
Профессия секретарь руководителя относится к классу исполнительских, она предполагает совершение действий согласно определенным алгоритмам с соблюдением имеющихся правил и нормативов, стандартов.

3. Содержание деятельности
Деятельность секретаря руководителя направлена на то, чтобы помогать и облегчать работу руководителя. Она включает делопроизводство, работу с базами данных, организацию и координацию связи между отделами компании. Своей работой секретарь руководителя дает возможность руководителю заниматься самыми важными вопросами, не отвлекаясь на пустяки и мелкие проблемы. И что не менее важно: секретарь руководителя задает эмоциональный тон, создает приятную рабочую атмосферу в организации.
Секретарь, выполняет технические функции и организационную работу по поручению руководителя. Организует и регулирует работу с посетителями и документами. Ведет документацию и текущие дела руководителя. «Фильтрует» обращения к руководителю, адресуя к должностным лицам, компетентным в данном вопросе. Ведет телефонные переговоры. Работает с документацией: анализирует письма и документы, систематизирует их по степени важности; принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия, проверяет правильность их оформления и обеспечивает качественное их редактирование. Составляет проекты приказов, ответы на письма и запросы. Конспектирует, протоколирует, стенографирует заседания, ведет картотеку организаций и лиц, с которыми ведется переписка или переговоры. Консультирует по определенным вопросам. Способствует успешному и оперативному решению основных задач организации. Устанавливает связи руководителя с сотрудниками. Передает задания по назначению, следит за их выполнением. Подготавливает и обслуживает совещания, заседания: собирает необходимые материалы, оповещает участников о времени и месте проведения, о повестке дня, регистрирует их присутствие, ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

4. Условия труда
Секретарь руководителя работает в офисном помещении организации, обычно в приемной руководителя. Работа в положении «сидя», протекает в очень насыщенной информационно-коммуникативной среде.
Средствами труда секретаря руководителя являются приемно-переговорные устройства, компьютер, многофункциональные электронные устройства. Работа может быть ненормированной и предполагать командировки.
Секретарь руководителя выполняет поставленные непосредственным руководителем задачи согласно заданным стандартам, правилам, алгоритмам.
К особым условиям труда секретаря руководителя следует отнести высокий уровень моральной ответственности за своевременное и качественное выполнение поручений.

5. Требования к знаниям и умениям специалиста
Для успешного освоения профессии секретаря руководителя необходимы базовые знания по русскому языку и литературе, компьютерная грамотность, часто требуется знание иностранных языков (делового английского).
Квалифицированный секретарь руководителя должен знать:

6. Требования к индивидуальным особенностям специалиста
Для успешной деятельности в качестве секретаря руководителя необходимо наличие следующих профессионально-важных качеств:

7. Медицинские противопоказания
Медицинские ограничения для секретаря руководителя:

8. Пути получения профессии
Начальные навыки по делопроизводству и машинописи можно получить еще в среднеобразовательной школе. Однако работодатели предпочитают, чтобы у секретаря руководителя были базовые знания по профессии не меньше уровня среднего профессионального образования.
В профессию секретаря руководителя чаще всего приходят исполнительные молодые девушки с выраженным интересом к работе с людьми и с документами.
Повысить уровень своих знаний можно в профильном вузе или на курсах повышения квалификации.
Информацию об учебных заведениях можно получить в Интернет-ресурсах.

9. Области применения профессии
Секретари руководителя работают в приемных руководителей, директоров практически в любой компании или организации, где есть документооборот и происходит прием посетителей.

10. Перспективы карьерного роста
Возможные пути развития секретаря руководителя.
Освоение смежных областей
Со временем можно осваивать новые близкие специальности из профессий типа «Человек-Человек», в сфере обслуживания. Например, в консалтинговой компании можно стать менеджером по работе с особо важными клиентами, эккаунт-менеджером.
Административное карьерное развитие
Повышение квалификации. Возможен административный рост, при условии получения высшего образования по одной из специальностей: делопроизводство и архивирование; государственное и муниципальное управление; менеджмент; управление персоналом. В случае желания и готовности к управленческому карьерному росту полезно развивать, помимо коммуникативных навыков, управленческие и организаторские навыки, осваивать такие профессии, как менеджер проекта, менеджер.
Как правило, руководители высоко ценят секретарей, с которыми сработались. Поэтому в случае карьерного роста руководителя (перемещения на более ответственный пост, порой со сменой специфики деятельности) часто имеет место перевод секретаря на новое место работы. Так секретарь руководителя осваивает новую сферу, расширяет свой кругозор и функционал.

11. Родственные профессии
Секретарь-машинистка.

Источник

Секретарь — инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Разновидности профессии

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря. Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь. Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
отсутствие физической нагрузки;
комфортные условия работы в теплом помещении;
полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки:
необходимость постоянно находится на виду у начальника;
требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
однотипность и рутинность работы ( в мелких учреждениях);
в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

располагать средним или высшим образованием;
владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
знать основы делопроизводства;
иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
знать стандартные офисные процедуры;
при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

просматривал корреспонденцию;
сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
отвечал на телефонные звонки;
обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
общался с клиентами;
контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

организовать прием или совещание;
распланировать рабочее время руководителя;
приобрести канцтовары и прочие вещи;
заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
вести протокол собрания;
подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право:
запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

быть на «ты» с персональным компьютером;
обладать культурой общения;
уметь найти подход к посетителям;
проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить , что их ответ будет однозначным:

коммуникабельностью и ответственностью,
пунктуальностью и организованностью,
терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

различные организации и фирмы;
суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Автор статьи

Директор кадрового агентства

Источник

Прослушать описание профессии

История профессии

Примерный распорядок дня

Названия профессии

Секретарь/Секретарь-референт

Специальности:

НПО «Секретарь» (034700.01)
СПО «Документационное обеспечение управления и архивоведение» (034702)
ВПО «Документоведение и архивоведение» (уровень подготовки – бакалавр)

В начало

Сферы профессиональной деятельности

Администрирование

В начало

Классификация профессии

Тип профессии по предмету труда: секретарь работает с различными документами, это позволяет отнести профессию по предмету труда к типу «Человек – Знаковая система».

Тип профессии по признаку цели: гностический.

Тип профессии по средствам труда: ручной.

Тип профессии по условиям труда: работа в «комнатных» условиях.

Класс профессии: исполнительский (алгоритмический); по характеру труда профессия секретаря предполагает реализацию однотипных процедур, выполнение стандартных задач по образцу, с четким соблюдением правил, нормативов, инструкций.

В начало

Описание профессии

Секретарь – сотрудник, выполняющий поручения руководителя, берущий на себя технические функции, связанные с ведением документации, приемом посетителей.

К основным обязанностям секретаря относятся:

получение сведений от работников подразделений, вызов их по поручению руководителя, организация приема посетителей;
организация телефонных переговоров руководителя;
оформление деловой переписки руководителя, сортировка корреспонденции;
подготовка совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания, их регистрация);
компьютерный набор по указанию руководителя различных материалов, документации и отправление их по адресатам с использованием оргтехники;
стенографирование протоколов заседаний, их расшифровка и компьютерный набор;
составление по поручению руководителя докладов, писем, документов;
формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

В начало

Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Секретарь должен обладать такими личностными качествами, как эмоциональная устойчивость, пунктуальность, аккуратность, организованность, ответственность, доброжелательность, тактичность, настойчивость и твердость, коммуникабельность, способность планировать свою работу, склонность к работе с документами.

К профессионально важным качествам секретаря относятся: способность длительное время сосредоточиваться на одном предмете или действии, удерживать в поле зрения несколько предметов или совершать одновременно несколько действий, быстро переключать внимание с одного предмета на другой или с одного вида деятельности на другой; способность быстро действовать; четкая дикция; хорошо поставленная речь, умение кратко выражать свои мысли; хорошо развитая кратковременная и долговременная память; способность к механическому и осмысленному запоминанию информации; развитая слуховая и зрительная память.

В начало

Медицинские противопоказания

К медицинским противопоказаниям, препятствующим работе секретарем, относятся: нервно-психические заболевания; сердечно-сосудистые заболевания; заболевания опорно-двигательного аппарата; хронические инфекционные заболевания; заболевания верхних дыхательных путей; заболевания зрительного и слухового анализаторов; заболевания речеголосового аппарата.

В начало

Требования к профессиональной подготовке

Секретарь должен хорошо знать: терминологию делопроизводства; нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления; единые требования и правила оформления документов в соответствии с ГОСТ; правила документооборота; правила организации архивного хранения дел; правила ведения делового разговора; правила телефонного общения, приема и передачи информации; правила подготовки и проведения совещаний и заседаний; основы информационных технологий в профессиональной деятельности.

Секретарь должен уметь: обеспечивать работу руководителя; вести информационное обслуживание руководителя; организовывать прием посетителей, проведение совещаний; осуществлять компьютерный набор документов; обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи; вести работу с документами; вести архив; пользоваться оргтехникой.

В начало

Область применения

Секретари востребованы в организациях и предприятиях любого профиля и любой формы собственности.

В начало

Условия труда

Рабочее место секретаря располагается, как правило, в приемной руководителя. Рабочее место секретаря традиционно включает три зоны: основная, где находится рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое оборудование.

Специальная форма для секретаря не предусмотрена.

В начало

Профессиональные риски

Рабочая поза – положение сидя. Длительное нахождение в такой позе может стать причиной заболеваний, сопровождающихся болями в спине и шее.

Работа в постоянном напряжении может привести к усталости, неврозам и депрессии.

В начало

Требуемое профессиональное образование

Чтобы стать секретарем, необходимо получить начальное (профессия «Секретарь»), либо среднее (специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение»), либо высшее (специальности «Документоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления») профессиональное образование.

В начало

Образовательные учреждения

В начало

Карьерный рост

Карьерный рост связан с повышением квалификации на предприятии или в системе непрерывного профессионального образования.

Профессиональный рост секретаря может быть связан с управленческой карьерой, когда специалист, постепенно совершенствуясь, может получить повышение до должности офис-менеджера, помощника руководителя либо заведующего канцелярией.

В начало

Источник